La gestione della casella email aziendale nominativa al termine del rapporto di lavoro è un tema spesso trattato come un adempimento tecnico, mentre presenta profili giuridici rilevanti.

L’esigenza organizzativa di garantire la continuità delle comunicazioni con clienti e fornitori è comprensibile, ma non consente una gestione priva di regole dell’account dell’ex dipendente.

Il quadro di riferimento è composto, in primo luogo, dal principio di segretezza della corrispondenza e delle comunicazioni sancito dall’art. 15 della Costituzione, cui si affianca la disciplina del Regolamento (UE) 2016/679.

In particolare, i principi dell’art. 5 del GDPR impongono che il trattamento dei dati sia lecito e proporzionato, limitato alle finalità determinate e conservato per un periodo non superiore a quello necessario.

Nel contesto lavorativo, inoltre, la gestione degli strumenti aziendali può richiedere un coordinamento con l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, quando le modalità adottate possano tradursi, anche indirettamente, in forme di controllo dell’attività.

Le criticità più frequenti derivano da prassi organizzative adottate per ragioni di comodità, quali il mantenimento prolungato dell’account attivo, l’inoltro automatico dell’intera posta verso altri indirizzi aziendali, oppure l’accesso esteso a più soggetti interni.

Tali condotte possono determinare la raccolta e la conservazione di contenuti eccedenti rispetto allo scopo perseguito, anche perché la casella può includere comunicazioni di natura personale e, in ogni caso, contiene dati di terzi con cui l’ex dipendente si relazionava per ragioni professionali.

Una gestione conforme richiede che l’azienda predisponga e applichi una procedura di offboarding coerente con informative e policy interne.

In linea generale, è opportuno prevedere la disattivazione dell’account nominativo in tempi ragionevoli e l’attivazione di un messaggio automatico che indirizzi i mittenti verso un recapito alternativo.

Parallelamente, è consigliabile ridurre a monte la dipendenza dalle caselle nominative attraverso l’utilizzo di caselle di funzione per processi aziendali stabili, così da evitare che un singolo account diventi il punto di ingresso esclusivo di comunicazioni rilevanti.

Qualora sia necessario un periodo transitorio, le modalità devono essere limitate nel tempo e calibrate secondo criteri di stretta necessità, con accessi tracciati e attribuiti a soggetti espressamente autorizzati.

In presenza di esigenze di tutela in sede giudiziaria, è possibile conservare quanto strettamente necessario, ma con un approccio selettivo e documentato, evitando archiviazioni generalizzate e prive di scadenze.

La corretta gestione della casella email alla cessazione del rapporto, quindi, non rappresenta solo un presidio di conformità, ma anche uno strumento di riduzione del rischio operativo e contenzioso.

Lo Studio rimane a disposizione per eventuali chiarimenti.