Il controllo e l’accesso da parte del datore di lavoro alla posta elettronica aziendale utilizzata dal dipendente costituiscono una materia particolarmente delicata, nella quale si intrecciano le esigenze di tutela dell’organizzazione e del patrimonio aziendale con il diritto alla riservatezza del lavoratore.

La giurisprudenza più recente ha riconosciuto la possibilità di effettuare controlli difensivi sulla corrispondenza elettronica del dipendente quando sussista un fondato sospetto della commissione di una condotta illecita.

Affinché il controllo possa ritenersi legittimo, tuttavia, è necessario che l’attività di verifica risponda a criteri di necessità, pertinenza e proporzionalità, evitando forme di controllo generalizzato o eccedenti rispetto alle finalità perseguite.

In questa prospettiva, assume particolare rilievo la distinzione tra un sistema di monitoraggio e conservazione generalizzata dei dati, che deve rispettare le garanzie previste dalla normativa, e una successiva attività di indagine difensiva, circoscritta e mirata a verificare uno specifico comportamento illecito.

L’eventuale non conformità del sistema generale di conservazione dei log e della corrispondenza elettronica non determina, di per sé, l’automatica inutilizzabilità di tutte le e-mail successivamente reperite.

Tali comunicazioni possono, infatti, essere utilizzate quando siano state acquisite nell’ambito di un’attività investigativa difensiva circoscritta, proporzionata e fondata su un concreto sospetto di illecito.

Assume, in tale contesto, particolare rilievo anche la dimensione temporale dell’acquisizione dei dati. Le comunicazioni anteriori all’adozione e all’accettazione di una specifica policy aziendale possono, infatti, non presentare i necessari presupposti di trasparenza e liceità del trattamento e, conseguentemente, non risultare utilizzabili nell’ambito di procedimenti disciplinari o per la tutela degli interessi dell’impresa.

La questione impone, pertanto, di soffermarsi su almeno tre principali aspetti.

In primo luogo, occorre individuare la natura e le caratteristiche del controllo eseguito, distinguendo un’attività di verifica generalizzata da un controllo difensivo circoscritto alla verifica di una specifica condotta.

In secondo luogo, assume rilievo il rapporto tra la legittimità della conservazione dei dati e la loro successiva utilizzabilità come prova: si tratta, in particolare, di stabilire se una ricerca successiva, mirata e proporzionata possa legittimare l’utilizzo di dati originariamente conservati nell’ambito di un sistema non conforme alla normativa.

Infine, deve essere individuato il limite temporale oltre il quale i dati acquisiti attraverso il controllo della posta elettronica non possono essere considerati utilizzabili.

Ne consegue che la legittimità del controllo deve essere verificata caso per caso, alla luce delle modalità concrete dell’accesso e della sua effettiva necessità rispetto alla finalità perseguita.

Lo Studio rimane a disposizione per ogni approfondimento in materia.